Μελέτη βελτίωσης οργάνωσης και διαδικασιών της γραμματείας σχολής ανώτατου εκπαιδευτικού ιδρύματος - Κούβαρης, Γεώργιος (Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο. Σχολή Μηχανολόγων Μηχανικών. Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης και Επιχειρησιακής Έρευνας, 2017)
Η αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών αποτελεί μια από τις πιο επιτυχημένες μεθοδολογίες στην αντιμετώπιση παθογενειών εντός ενός οργανισμού. Παθογένειες όπως η μη αξιοποίηση του ανθρωπίνου δυναμικού, η πολύπλοκη και περιττή γραφειοκρατία καθώς και η αναποτελεσματικότητα του συστήματος διοίκησης. Παράλληλα με την συγκεκριμένη μέθοδο επιτυγχάνεται συχνά η απλούστευση των υφιστάμενων διαδικασιών, η καλύτερη συνεργασία μεταξύ των υπαλλήλων και η καλύτερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. Η μελέτη που πραγματοποιήθηκε στη Γραμματεία της Σχολής Μηχανολόγων Μηχανικών αποσκοπεί στην διευκόλυνση των εργασιών των υπαλλήλων καθώς και στην σταδιακή μετάβαση της Γραμματείας στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών της. Αρχικά διεξήχθη έρευνα στην Ιστοσελίδα της Σχολής αλλά και στις Ιστοσελίδες άλλων Σχολών για τον εντοπισμό καινοτόμων και εύχρηστων πρακτικών. Μέσω της διεξαγωγής συνεντεύξεων με υπαλλήλους που κατέχουν καίριες θέσεις στη λειτουργία της Σχολής εντοπίστηκαν σημεία βελτίωσης ενώ παράλληλα έγινε μια πρώτη καταγραφή και μοντελοποίηση των διαδικασιών που τελούνται από τη Γραμματεία αλλά και από τους Οικονομικούς υπεύθυνους. Επιπλέον συνήχθησαν χρήσιμες πληροφορίες για το Οργανόγραμμα της Γραμματείας και τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα. Εντοπίστηκαν σημεία βελτίωσης όπως η ανάγκη για αυτοματοποίηση περισσότερων διαδικασιών, η ανάγκη ανάπτυξης νέων εφαρμογών, η ανάγκη αναβάθμισης της Ιστοσελίδας της Σχολής, ο καλύτερος συντονισμός μεταξύ της Γραμματείας και των Γραμματειών των Τομέων . Ένα μέρος των προτεινόμενων μελλοντικών αλλαγών είναι η κεντρικοποίηση του Γραφείου Πρακτικής Άσκησης στη Γραμματεία, η ανάληψη της διαμόρφωσης του προγραμμάτων των μαθημάτων και εξετάσεων από το Κέντρο Υπολογιστών, η ενσωμάτωση της δυνατότητας κατάθεσης αιτήσεων και παραλαβής πιστοποιητικών στην εφαρμογή του Φοιτητολογίου και η χρησιμοποίηση ηλεκτρονικών ταυτοτήτων. Εκτιμάται ότι οι προτεινόμενες αλλαγές θα εξυπηρετήσουν στην καλύτερη αξιοποίηση χρόνου των υπαλλήλων της Γραμματείας, στην καλύτερη εξυπηρέτηση των φοιτητών και των μελών του Διδακτικού και Ερευνητικού Προσωπικού (ΔΕΠ) καθώς και στην αυτοματοποίηση μερικών διαδικασιών χωρίς την ανάγκη φυσικής παρουσίας.